إطار حوكمة البيانات الفعّال: إدارة أنواع البيانات المتنوعة لتعزيز الأمن والامتثال
يقدم هذا المستند دليلاً شاملاً لحوكمة البيانات الاستراتيجية، يتناول إدارة البيانات المهيكلة وغير المهيكلة وشبه المهيكلة. كما تتضمن قائمة تحقق لسياسات الحوكمة، مصممة لمساعدة المؤسسات على الحفاظ على الامتثال، وتعزيز الأمن، وتحسين الكفاءة التشغيلية، وبالتالي تمكينها من تحقيق أقصى استفادة من البيانات كأصل استراتيجي قيّم.
أهمية حوكمة البيانات
في عالم اليوم الذي يعتمد على البيانات، تواجه المؤسسات تحديًا يتمثل في إدارة مشهد بيانات متزايد التعقيد. تُعد حوكمة البيانات الفعّالة ضرورية للمؤسسات للتخفيف من المخاطر، وضمان الامتثال، وتحقيق أقصى قيمة من البيانات. إنها توفر إطارًا للتحكم في البيانات الحساسة وحمايتها، وتحديد ملكية البيانات والمساءلة عنها بوضوح، وضمان جودة البيانات وسلامتها
الامتثال التنظيمي: تضمن حوكمة البيانات الالتزام بالمتطلبات القانونية مثل اللائحة العامة لحماية البيانات وقانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا مما يحمي المؤسسات من التبعات القانونية والغرامات المالية
أمن البيانات والخصوصية: تتضمن ممارسات الحوكمة القوية آليات التحكم في الوصول والتشفير لحماية البيانات الحساسة من الوصول غير المصرح به والاختراقات، وحماية المؤسسة وأصحاب المصلحة فيها
الكفاءة التشغيلية: تساهم العمليات الموحدة، وتقليل التكرار، وتحسين جودة البيانات في الكفاءة التشغيلية، وتبسيط سير العمل، وزيادة الإنتاجية
اتخاذ القرارات الاستراتيجية: تُمكّن الرؤى المستندة إلى البيانات والمستمدة من نظام بيئي للبيانات مُدار بشكل جيد من اتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة، مما يؤدي إلى تحسين تخصيص الموارد وتحقيق نتائج أعمال أفضل
تصنيف البيانات وجردها
الخطوة الأولى نحو حوكمة البيانات الفعّالة هي وضع فهم واضح لأنواع البيانات المختلفة داخل المؤسسة. تصنيف البيانات هو عملية تصنيف البيانات بناءً على حساسيتها وأهميتها واستخدامها. تتضمن هذه العملية تحديد وتصنيف وتوثيق البيانات المهيكلة وغير المهيكلة وشبه المهيكلة والبيانات المهملة، مما يضمن حصر جميع أصول البيانات وفهمها
البيانات المهيكلة: توجد هذه البيانات في تنسيقات محددة جيدًا مثل الجداول وقواعد البيانات وجداول البيانات، مما يجعلها قابلة للبحث والتحليل بسهولة. تشمل الأمثلة بيانات العملاء وسجلات المبيعات والمعاملات المالية
البيانات غير المهيكلة: تفتقر البيانات غير المهيكلة إلى تنسيق محدد مسبقًا وتوجد عادةً في تنسيقات مثل رسائل البريد الإلكتروني والمستندات والصور ومقاطع الفيديو ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي. يطرح هذا النوع من البيانات تحديات لأنظمة إدارة البيانات التقليدية
البيانات شبه المهيكلة: تقع هذه البيانات بين البيانات المهيكلة وغير المهيكلة. ولديها بعض العناصر التنظيمية ولكنها لا تلتزم بمخطط جامد
بمجرد تصنيف البيانات، يجب على المؤسسات إنشاء جرد شامل للبيانات، يوفر معلومات مفصلة حول كل أصل من أصول البيانات، بما في ذلك مصدره واستخدامه ومستوى حساسيته وأي بيانات تعريفية ذات صلة. يعمل هذا الجرد كمستودع مركزي لتتبع أصول البيانات وضمان رؤية شاملة لمشهد بيانات المؤسسة
تتطلب البيانات الحساسة اهتمامًا خاصًا. يجب على المؤسسات وضع علامات على البيانات التي تحتوي على معلومات تعريف شخصية أو سجلات مالية أو معلومات مملوكة بتسميات واضحة. وهذا يضمن تأمين أصول البيانات الهامة هذه والتحكم فيها وحمايتها بشكل مناسب من الوصول غير المصرح به
ملكية البيانات والإشراف عليها
يُعد تعيين ملكية البيانات والإشراف عليها أمرًا ضروريًا لتحديد المساءلة وضمان إدارة البيانات بمسؤولية. تشير ملكية البيانات إلى الفرد أو الفريق المسؤول عن الإدارة الشاملة لمجموعة بيانات معينة. هذا الفرد أو الفريق مسؤول عن دقة البيانات وسلامتها وامتثالها. أما المشرفون على البيانات، فهم مسؤولون عن ضمان جودة واتساق وسهولة استخدام أصول بيانات معينة ضمن نطاق مسؤوليتهم
يُعد تحديد أدوار ومسؤوليات واضحة للمشرفين على البيانات والأمناء أمرًا ضروريًا لحوكمة البيانات الفعّالة. عادةً ما يكون أمناء البيانات مسؤولين عن الإدارة التشغيلية اليومية للبيانات، بما في ذلك مهام مثل التخزين والتحكم في الوصول والأمن. دورهم مكمل لدور المشرفين على البيانات، الذين يركزون على الحفاظ على جودة البيانات وضمان استخدامها المناسب
يجب على المؤسسات إنشاء لجان حوكمة لتقديم الرقابة والتوجيه بشأن الأمور المتعلقة بالبيانات. تتكون هذه اللجان عادةً من ممثلين من أقسام مختلفة، بما في ذلك تكنولوجيا المعلومات والشؤون القانونية والامتثال ووحدات الأعمال. دورهم هو ضمان تنفيذ سياسات الحوكمة بشكل فعال، وإدارة البيانات بشكل أخلاقي ومسؤول، وتلبية المؤسسة لالتزامات الامتثال المتعلقة بالبيانات
جودة البيانات وأمنها
تُعد جودة البيانات بالغة الأهمية لضمان أن البيانات موثوقة وقابلة للاستخدام. يجب على المؤسسات إعطاء الأولوية لدقة البيانات واتساقها واكتمالها. تشير دقة البيانات إلى صحة قيم البيانات، والتأكد من خلوها من الأخطاء وتعكس الحالة الفعلية للأمور. يتطلب اتساق البيانات أن تكون قيم البيانات متسقة عبر مصادر وأنظمة البيانات المختلفة. يضمن اكتمال البيانات وجود جميع قيم البيانات الضرورية، مما يقلل من المعلومات المفقودة أو غير الكاملة
يُعد أمن البيانات بنفس القدر من الأهمية، حيث يحمي البيانات من الوصول غير المصرح به أو التعديل أو الحذف. يحد تطبيق عناصر التحكم في الوصول المستندة إلى الأدوار من الوصول إلى البيانات الحساسة بناءً على أدوار المستخدمين وأذوناتهم، مما يضمن إمكانية وصول الأفراد المصرح لهم فقط إلى أصول بيانات معينة. يحمي التشفير البيانات أثناء النقل وأثناء الراحة، مما يمنع الأفراد غير المصرح لهم من فك تشفير المعلومات الحساسة
يمكن أن تحتوي البيانات المهملة، على الرغم من عدم إدارتها بنشاط، على رؤى قيّمة. يجب على المؤسسات تدقيق البيانات المهملة بانتظام لتقييم قيمتها المحتملة، مع الأخذ في الاعتبار ما إذا كان يمكن إعادة استخدامها للتحليلات أو أغراض أخرى. تساعد هذه العملية في تحديد أصول البيانات التي تم تجاهلها سابقًا والاستفادة منها، مما يزيد من قيمة حافظة بيانات المؤسسة
الاحتفاظ بالبيانات والامتثال
يجب على المؤسسات وضع سياسة للاحتفاظ بالبيانات تتماشى مع المتطلبات القانونية ومتطلبات العمل. تحدد هذه السياسة المدة التي يجب خلالها الاحتفاظ بأصول بيانات معينة. تحدد المتطلبات القانونية، مثل الإرشادات التنظيمية أو معايير الصناعة، الحد الأدنى لفترات الاحتفاظ لأنواع بيانات معينة. تلعب احتياجات العمل، مثل الكفاءة التشغيلية أو التحليل التاريخي، دورًا أيضًا في تحديد فترات الاحتفاظ
يجب أن تضمن سياسات الاحتفاظ بالبيانات الامتثال للوائح خصوصية البيانات ذات الصلة مثل اللائحة العامة لحماية البيانات وقانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا تضع هذه اللوائح إرشادات محددة لجمع البيانات الشخصية وتخزينها واستخدامها والتخلص منها، مع التركيز على الحقوق الفردية وحماية البيانات. يجب على المؤسسات الالتزام بهذه اللوائح لتجنب العقوبات القانونية والحفاظ على ثقة الجمهور
يؤدي أتمتة أرشفة البيانات القديمة والتخلص الآمن منها إلى تبسيط عملية الاحتفاظ بالبيانات. تتضمن الأرشفة نقل البيانات إلى نظام تخزين منفصل للاحتفاظ بها على المدى الطويل، والحفاظ على قيمتها التاريخية. يضمن التخلص الآمن حذف البيانات أو إتلافها بطريقة آمنة، مما يقلل من مخاطر اختراق البيانات أو الوصول غير المصرح به إلى المعلومات الحساسة. يمكن للمؤسسات الاستفادة من الأدوات والتقنيات المتخصصة لأتمتة هذه العمليات، مما يضمن إدارة البيانات بكفاءة وامتثال
