نظام تتبع الوثائق

الرئيسية حلولنا نظام تتبع الوثائق

نظام تتبع الوثائق هو طريقة المنظمة لتأمين وإدارة جميع الوثائق الهامة بدقة

كل ما يشتمل على أي معلومات مهمة خاصة بالمؤسسة يعتبر مستند,  ومع العدد الهائل من المعاملات التجارية التي تحدث يوميًا وتُسجَّل في أنواع مختلفة من المستندات داخل المؤسسات بمختلف أنشطتها مثل الفواتير أوالإيصالات أو الشيكات أو أوراق الائتمان أو الأوراق القانونية ... إلخ. يزداد خطر فقدان هذه الأوراق و المستندات المهمة بالإضافة إلى تعقيد استردادها عند الحاجة إليها مما يؤثر سلبا علي استمرارية أي مؤسسة مهما كان حجمها.

تتيح نماء DTS للمستخدمين إمكانية الفهرسة المنطقية والحفاظ عليها واسترجاعها وإدارتها بسرعة عالية أثناء تتبع المستندات أو الملفات المطلوبة

منهجيتنا في تطبيق نظام إدارة المستندات :

ما يتم في الفرع أو الإدارة:

  • يجب أن تحتوي جميع الأوراق الرسمية على رمز يتم طبعاته عشوائيا
  • عندما يقوم الموظف بإنشاء أي معاملة أو أي مستند ، فإنه يربط المعاملة بالباركود ( الرمز) الذي تم طباعته مسبقا.
  • يقوم عدد من الموظفين بقيادة مدير العمليات داخل الفروع بجمع جميع الأوراق بنهاية اليوم ووضعها في صناديق مطبوع عليها باركود ( رمز الصندوق) يتم إنشاؤه من النظام الخاص بهذة الصناديق
  • يقوم الفريق تحت اشراف مدير العمليات داخل الفروع بربط جميع الباركود الخاصة بالوثائق مع الباركود الخاص بالصناديق داخل نظام إدارة المستندات

في موقع التخزين - منطقة الاستقبال

  • يقوم الموظف باستلام الصناديق عن طريق عمل مسح ضوئي للباركود الخاص بها لتاكيد إستلامها ثم إرسالها إلي موظف الفرز

• يقوم موظف الفرز بقراءة باركود الصندوق و ايضا قراءة باركود للمستندات المخزنة داخل هذه الصناديق

ما يقوم به النظام

بعد عملية التعرف علي رموز الصناديق ورموز المستندات الخزنة باخلها سيقوم النظام بالعمليات التالية

  • يقوم النظام تلقائيا بتأكيد الإستلام وتغييرحالة الصناديق في النظام علي انها صناديق مستلمة
  • يقوم النظام تلقائيا بوضع علامات علي المستندات المستلمة المرتبطة بكل صندوق.
  • يقوم النظام تلقائيا بتحديد الصناديق المفقودة
  • يقوم النظام تلقائيا بتحديد المستندات المفقودة
  • يقوم النظام تلقائيًا بإرسال إشعار إلى كل فرع يحتوي على قائمة بالمستندات المفقودة لإرسالها

تقارير النظام

بحلول نهاية اليوم ، يتم إنشاء تقرير مفصل يوضح ما يلي:

  • عدد الصناديق المرسلة
  • عدد الصناديق المستلمة
  • عدد الوثائق المرسلة
  • عدد الوثائق المستلمة
  • عدد الوثائق المفقودة

• تفاصيل المستندات المفقودة لكل فرع- إدارة - موظف

أهمية نظام تتبع المستندات:

  •  التحكم الكامل في عملية نقل وتسليم الملفات والمستندات المهمة
  •  الحد من إمكانية فقدان مستندات العمل الحيوية
  •  يتم تأمين جميع السجلات باستخدام تشفير البيانات و التوقيعات الرقمية والشهادات.
  •  تتبع أفضل لدورة حياة المستند من الإنشاء إلى التخزين بدءا من لحظة إنشاء المستند مرورا بعمليات إستراجعة التي تتم بطريقة منتظمة وأخيراً إتلافه طبقا لسياسات العمل والمواصفات القياسية العالمية
  •  القضاء على مخاطر عمليات الاحتيال