إدارة السجلات و المعلومات

الرئيسية خدماتنا تعهيد العمليات التجارية إدارة السجلات و المعلومات

تعتبر إدارة السجلات عامل رئيسي في إستمرار إعتماد العمليات التجارية داخل أي مؤسسة

للحفاظ على إستمرارية الأعمال ، تحتاج المنظمات للإحتفاظ بأنواع من السجلات  الهامة إمتثالاً  للتشريعات واللوائح المنظمة للعمل، وهناك عناصر لتقييم تقدم العمل منها هذه السجلات ويجب ضمان الرجوع اليها وألا يطرأ عليها أي تغيير أو تلف لأن السجلات هي الإثبات والدليل على الأعمال و الأنشطة.

السجلات هي معلومات وبيانات تعبر عن إجراء اعملية ما أثناء إنشائها ، ويجب الاحتفاظ بها كدليل على عملية خاصة بمنظمة أو شخص عملاً بالتشريعات والإلزامات القانونية أو المعاملات التجارية.

السجلات المحاسبية والبيانات المصرفية والمستندات القانونية والتصاريح وكذلك التراخيص ووثائق التأمين ، كل هذه السجلات حيوية لتسيير الأعمال ولكن مع حقيقة وجود وتزايد السجلات بكثرة ومع ضرورة الحفاظ عليها، قد يفقد المسؤولين عن هذه السجلات السيطرة على التخزين الآمن للسجلات أو أثناء نقلها أو إسترجاعها وكذلك إتلآف السجلات القديمة في نهاية فترة تخزينها حسب التشريعات.

 

مع حلول نماء لإدارة السجلات ، وبعناية ودقة كاملة تم تصميم حلول متكاملة لتسهيل التحكم في سجلات الأعمال خلال كل مرحلة من مراحل دورة حياة السجلات ،وذلك بتصميم مجموعة من السياسات والإجراءات التي تنظم ممارسات مديري السجلات وأي شخص يقوم بإنشاء أو استخدام سجلات في سياق الأنشطة التجارية أو الخدمية.

لدينا في نماء فريق من الخبراء في إداره السجلات لما يزيد عن 20 عامًا من الخبرة في كافة مراحل إدارة المستندات من وقت إستلام السجلات مروراً بتسجيلها وترميزها بأكواد متخصصة وكذلك عمليات المسح الضوئي من تصنيف وفهرسة وأدوات سير العمل الإلكتروني والتكامل مع أنظمة أخري وتخزين واسترجاع الوثائق وأخيراً إتلاف السجلات بطريقة آمنة.

خدمات تأمين مصادر خارجية متخصصة للقيام بعمليات الأعمال

نماء لإداره السجلات منهجية الحل:

 تشمل خدمات نماء لإداره السجلات:

  • إدارة المستودعات
  •  التخزين الآمن للوسائط المتعددة
  • التخزين الآمن للوثائق
  •  إتلاف الوثائق والوسائط بطريقة آمنه وموثقة

العائد على العمل من قيام نماء بإداره السجلات:

  • تصنيف السجلات وترميزها وتتبعها وتنظيمها بشكل أكثر كفاءة.
  • الوصول السريع إلى الموقع الفعلي للسجلات مما يزيد من إنتاجية العمل
  • ضمان إمتثال الشركة دائمًا للقوانين واللوائح التي تحكم حفظ وإدارة السجلات والتي تساعد على تجنب الغرامات والعقوبات والمسائلة القانونية والتحقيقات.
  • تقليل تكلفة مساحات التخزين المتزايدة والمعدات والوقت اللازم لإدارة السجلات يدويًا.
  • ندير بإحترافية نمو الأعمال وتحسين عمل سجلات العمل
  • حماية عالية للسجلات المتداولة في العمليات اليومية للشركات.
  • إتلاف معتمد للسجلات حسب ما تشريعات مدة الإحتفاظ وحسب طبيعة ونوع كل سجل.