الأرشفة الإلكترونية

الرئيسية خدماتنا تعهيد العمليات التجارية الأرشفة الإلكترونية

تحويل ملفات الأعمال المادية والوثائق إلى صور رقمية هي عملية طويلة و حيوية لجميع قطاعات الأعمال بدءا من استلام الوثيقة و إنتهاءً بإعادة الوثائق إلى الملفات ، وعملية الفهرسة بالإضافة إلى عملية ضمان الجودة , مع فريق نماء سوف نقوم بتنفيذ ذلك بمنتهي الحرفية

تحويل جميع الوثائق المادية إلى وثائق رقمية آمنة وسهلة الوصول إليها

ليس لديك الوقت و لا العمالة و لا الأدوات الازمة لتحويل الأوراق الخاصة بك إلي وثائق إلكترونية يمكنك الوصول إليها بسهولة بالإضافة و الإحتفاظ بها بطريقة أكتر أمانا مع إمكانية الوصول الي هذة المستندات في اي وقت و كل مكان

توفر نماء لتكنولوجيا المعلومات خدمات الأرشفة الإبكترونية بما في ذلك الاستلام والإعداد والمسح الضوئي والفهرسة ومراقبة الجودة وتحميل المستندات إلى أي نظام أرشفة موجود.

نحن نقدم حلول متكاملة لعملية الأرشفة الإلكترونية و التي تتضمن توفير أجهزة الماسح الضوئي و جميع الحلول و الخدمات 

منهجية نماء في تقديم خدمة الأرشقة الإلكترونية:

الاستلام والتحضير:

  • ستقوم نماء بتأمين كافة احتياجات أعمال الأرشفة من الموارد البشرية، المعدات... اللازمة لإنهاء المشروع في الفترة الزمنية المحددة. على أن يقوم العميل بتوفير المساحة المناسبة و المهيئة للعمل
  • تحديد أولوية الأرشفة وحصر ودراسة الملفات والوثائق المراد أرشفتها.
  • وضع باركود على كل مجموعة (حسب نوع الوثيقة)
  • إزالة أي عوائق (الدبابيس وشرائط الربط ... إلخ.) من الوثائق، والتي من شأنها أن تعيق مرور الوثائق عبر المكان المخصص لإدخالها في الماسح الضوئي.

المسح الضوئي

  • نقل الوثائق المحضرة إلى مرحلة المسح الضوئي
  • انشاء دفعة جديدة في تطبيق المسح الضوئي وأدخل رقم الباركود. ومسح جميع وثائق تلك المجموعة.
  • إجراء المسح الضوئي لجميع الوثائق على هيئة ملفات بي دي إف (PDF).
  • دقة المسح الضوئي وفق ما يلي:
    • دقة المسح الضوئي تصل حتى 300 DPI
    • المعالجة التلقائية لصفحات المرقمنة مع تصحيح انحراف الصفحة Deskewing، ومعالجة حواف الصفحة Cropping؛
    • تضمن عملية المسح الضوئي وضوح عالي للصفحات المرقمنة

جودة المسح الضوئي

  • تعزيز جودة الصور (إزالة العلامات النقطية، إزالة الإنحراف، تدوير الوثيقة، القص والاقتطاع)
  • التحقق من التعرف الدقيق على جميع الوثائق بناءً على الفاصل المُستخدم المجهز برموز الباركود
  • مراقبة الجودة بمراجعة الصور المفهرسة لضمان دقة الفهرس وجودة الصورة
  • إرسال أي وثائق غير مقبولة لإعادة المسح أو الفهرسة

ادخال البيانات

  • تتضح قيم الفهرس من الصفحات الأولى من المستندات
  • يتم إدخال الفهارس لكل وثيقة حسب التفاصيل التالية

التحقق النهائي من الجودة

  • التدقيق لضمان الجودة على الوثائق الممسوحة ضوئيًا والمفهرسة:
  • التحقق من جميع القيم المدخلة في حقول الفهارس الموافقة للوثائق
  • التحقق من جودة جميع الصور واتجاهها وتتابعها
  • يتم اعلام الادارة المعنية في شركة المياه بأي استثناءات أو مشاكل

 تصدير/رفع الصور الممسوحة ضوئيًا

رفع الصور الممسوحة ضوئيًا مرفقةً ببياناتها الوصفية (البيانات المجموعة) من نظام المسح الضوئي إلى نظام الأرشفة والذي يخول موظفي شركة المياه من الوصول للصور كلما اقتضت الحاجة.

إعادة الوثائق إلى الملفات

  • فصل الوثائق المادية والوثائق المغروزة مع بعضها بناءً على الفاصل المزود برموز الباركود